Orpheus Magazine: Een kijkje achter de schermen met...
Als 17-jarige zocht Rianne een bijbaantje. Ze vond het in Orpheus. Niet helemaal toevallig. “Ik woonde ongeveer om de hoek. In die tijd speelde Op zoek naar Evita. De voorrondes waren op tv, maar de voorstelling zelf kwam in Orpheus. Via tv maakte ik kennis met theater. Ik was meteen verkocht door de magie van liveentertainment.” Het werd de eerste stap richting de theaterwereld.
Jassen en kopjes koffie
Als starter in facilitaire ondersteuning leerde Rianne wat gastvrijheid is. Van jassen aannemen in de foyer tot placeren (theatergasten begeleiden naar hun stoel), van serveren van een snelle kop koffie vooraf tot slepen met meubilair voor theateravonden. “In zo’n dynamische omgeving deel uitmaken van een team dat er alles aan deed het voor gasten comfortabel te maken voelde fijn, dáár wilde ik wel bij horen!”
Toch werd het geen opleiding in hospitality, Rianne had een andere koers voor ogen. “Ik zat ook in de sportwereld en wilde fysiotherapie studeren.” Al snel bleek dat haar hart toch ergens anders lag. “Ik ben geswitcht en stapte over naar de HKU om daar kunst & economie, richting theatermanagement, te studeren. Opnieuw had ik geluk, tijdens mijn studie kreeg ik in Orpheus opnieuw voet aan de grond. In opdracht van de toenmalige directeur schreef ik een scriptie over verandermanagement waarbij ook nieuwe functies werden omschreven. Zoals die van eventmanager. Ik kreeg het advies daarop te solliciteren maar werd afgewezen, ik was te jong, te licht en nog onervaren. Een paar jaar later was het mijn beurt.”
Na drie jaar eventmanager werd Rianne operationeel manager. Sinds 2021 stuurt ze alle teams aan die met de uitvoering van de perfecte theateravond of een congres belast zijn. Podiumtechniek, de keukenbrigade, eventmanagers en publieksservice vallen onder haar verantwoordelijkheid. Uiteenlopende expertises en verschillende bloedgroepen, maar ze vertrouwt op haar teams. “Het zijn vakmensen die precies weten wat ze doen. Iedereen gaat vol voor zijn/haar taak. Ik maak de weg vrij voor de best mogelijk performance van mijn teams. Noem het een sleutelfunctie binnen de afdeling die alles, dus elk facet, rond gastvrijheid regelt. Overzicht houden dus, advies geven als het nodig is: dit doen we wel, dit niet. Hoe we het doen is aan de professionals binnen de teams.”
Een onvergetelijke avond
Dat dit een geoliede machine in gastvrijheid oplevert bewijzen reviews die binnenkomen. Onlangs leverde MeetingReview een 9.1 voor Orpheus’ gastvrijheid op. “Dat is heel hoog, heel fijn ook. Vurige wens is al tijden een negen-plus voor gasten te scoren. Onze ambitie is torenhoog.. Toch zegt ’n cijfer niet alles. Belangrijker is dat we kritisch blijven op onszelf, op elkaar. We willen gasten, – of het nou theater- of congresgasten zijn, maar ook artiesten – een fantastische dag of onvergetelijke avond bezorgen. Foutjes trekken we ons aan maar gebruiken we vooral om beter van te worden.”
Of we wel eens een inschattingsfout maken? Zeker, zo’n foutje, noem het een rampje, voltrok zich tijdens ons eerste Cabaretfestival SCHATER. “Waar we in catering totaal geen rekening mee hadden gehouden was dat ruim 80% van de gasten meteen om 17.00 uur zou arriveren. Dus dat ene buffet met kipsaté was bij lange na niet toereikend. We pakten het de volgende editie anders aan. Met een foodplein, wereldgerechten en een blokkenschema in voorstellingen waardoor niet iedereen tegelijk op zoek gaat naar de lekkere happen.”
Brandon Sluijs startte vorig jaar januari als eventmanager bij Orpheus. Hij wist al vroeg dat zijn toekomst in gastvrijheid lag. Hij volgde zijn opleiding aan het HTRO (Hospitality & Business School) om dat ultieme doel te bereiken. Ruim een jaar na zijn entree heeft Brandon veel grote en kleinere evenementen meegemaakt. Van intieme familiebijeenkomsten en congressen tot een superproductie als Les Misérables waarbij maar liefst twee weken lang, avond aan avond, 1.280 gasten in de zaal zaten.
Afscheid op toneel
“Mijn eerste event was bescheiden maar ik zal het nooit vergeten”, blikt hij terug. “Het was een uitvaart van een mevrouw die dol was op theater. Haar laatste wens was een afscheid op toneel waarbij haar kist werd omringd door familie en vrienden. Zo’n opdracht luistert nauw, je kunt het maar een keer doen, het móet goed zijn. Dat werd het, de reacties waren heel fijn. Het was meteen een eyeopener, ik realiseerde me hoe dankbaar dit werk ook is.”
Als eventmanager kun je overal aan de slag maar theater is Brandon’s plek. “Omdat je hier voor zoveel verschillende mensen werkt. Van liefhebbers van een mooie voorstelling of concert tot zakelijke gasten. En vergeet onze belangrijke maatschappelijke projecten en community’s niet. En artiesten die we gastvrij ontvangen met een lunch of diner voor de hele crew. ‘Beneden’ zoals wij het noemen, moet alles op rolletjes lopen. Dáár beginnen ’s middags al voorbereidingen voor de topavond die volgt. Mijn opdracht is plannen, medewerkers briefen en zorgen dat iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt.”
Complexe uitdagingen zijn het, waarbij elk detail telt. Zoals bij de eerder genoemde kaskraker Les Misérables waar twee weken lang elke avond ook kinderen op toneel stonden. “En die moesten vóór 23.00 uur weg zijn van de Arbeidsinspectie en dat leverde een logistieke uitdaging op. Een volle zaal, een pauze van 20 tot 30 minuten en dus geen minuut langer, want anders haalden we 23.00 uur niet. Reken even mee: 1.280 gasten, iedereen een drankje, sommigen nog even plassen, anderen een sigaretje en toch allemaal weer op tijd de zaal in. Zonder dat wij daarbij te dwingend overkomen.” Het is wat je noemt crowdmanagement 2.0 en dat kan alleen als teams héél goed op elkaar ingespeeld zijn en precies weten op welke momenten de golfbeweging in druk zich voordoet. “We trainen daarop tijdens de Orpheus Academy Dagen. Wijnkennis, logistiek: zo’n beetje alle elementen van gastvrijheid worden getraind waarbij ons doel is steeds betere zelfsturende teams te smeden.”
Werken op het scherpst van de snede in gastvrijheid levert voor beiden de ultieme werkomgeving op
Rianne: “Wat wij doen gaat maar over één ding: blije gasten. Mensen die bij ons een inspirerende dag of mooie avond beleven.” Brandon: “Daarom spreken Rianne en ik gasten aan, vragen we naar ervaringen. Daarmee voeden we de organisatie. Niet alleen wat wij horen is belangrijk, ook wat onze collega’s in het restaurant, bij de entree en de garderobe horen en zien telt. Misschien wel dubbel zo zwaar.”
Rianne: “Juist zij, onze collega’s met een stropdas of sloof, staan het meest in contact met onze gasten. Zij horen als eerste wat we beter kunnen doen.”
Hoe steady moet je zijn, als regisseur van zakelijke evenementen of voorstellingen die complexiteit kennen?
Brandon: “Ik ben van de controle maar merk dat er een zekere rust ontstaat. Inmiddels weet ik dat de professionals van ons restaurant, waar je van donderdag tot en met zaterdag van het theatermenu kunt genieten, een perfecte timing hanteren. Maar dat ze met evenveel gemak lunches, snacks en streetfood bereiden, voor 50 tot 1.500 personen. Alles wordt in de keuken hier gemaakt.”
Rianne: “Op een afstandje volgen wij of alles goed gaat. Af en toe zijn er ook avonden waar dat niet lukt en wij meewerken. Zoals bij Jesus Christ Superstar waar 170 gasten deel uitmaakten van het decor en op het toneel zaten. Daarover moet je vooraf goed nadenken, een plan maken hoe je deze tickets verkoopt, hoe je deze gasten voor 20.00 uur op hun zitplaats krijgt. We werden steeds beter, elke avond liep het soepeler. Het leverde een mooi compliment van de crew op: van alle zalen waar deze productie te zien was liep het hier het best. Dat is tof, dat zoiets lukt.”
Brandon: “Waar we ons op verheugen maar wat ook loeispannend is: de finales van Global Dance Open. Van 9 tot 13 juli komen dansers en dansgroepen vanuit de hele wereld naar Orpheus voor de finales in alle categorieën in dans. Voor het eerst is Nederland gekozen als finalelocatie. Dat Orpheus vanwege ligging, ambiance en faciliteiten gekozen is, maakt ons supertrots. Voor de 1.500 dansers, begeleiders, fans en publiek zetten we alles op alles om dit tot een succes te maken! Toen de omvang van alle wensen duidelijk werd, inclusief een Grand Parade van Orpheus richting het Marktplein, keken Rianne en ik elkaar aan en wisten we: ook dit kunnen wij! Het levert gevoel van opwinding op maar we voelen ons er comfortabel bij want we kennen dit pand door en door. Als er al spanning is, dan betreft het de oversteek van twee- tot drieduizend mensen vanaf hier richting de binnenstad.”
Rianne: “Misschien is dat wel de kern van ons werk. Mensen beleven bij ons een prachtige voorstelling of evenement maar hebben geen idee wat er voor nodig is om zoiets goed te organiseren. Hoe je in krap 30 minuten 1.200 koffiekopjes opruimt, plaatsmaakt voor wijn en fris. Gasten bewegen zich in hun eigen bubbel, genieten en maken zich nergens druk over. Dat doen wij en dat vinden we leuk.”
Brandon: “We dromen verder. Hoe tof zou het zijn een keer de Musical Awards in Orpheus te faciliteren, een combinatie van musical en een grote live tv-show? Zodat we ons theater nóg meer op de kaart kunnen zetten. Dan moet alles perfect zijn, je kunt je geen foutje veroorloven. Maar ook dat kunnen wij, zeker weten.”
Orpheus Magazine
